Politiques de Gilmore
R.E. Gilmore Investments Corp.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
R.E. Gilmore Investments Corp., ainsi que ses filiales et les membres de son groupe, (« Gilmore », « nous » ou « nos ») s'engagent à assurer l'exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois applicables.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS FOURNIS PAR L'INTERMÉDIAIRE DES SERVICES FAISANT L'OBJET D'UN CONTRAT
Gilmore agit principalement à titre de fournisseur de services à l'égard de ses clients. En règle générale, Gilmore ne recueille pas, n'utilise pas et ne communique pas directement des renseignements personnels. Ses clients lui fournissent plutôt des renseignements personnels qu'ils ont recueillis aux fins de traitement. Si un client fournit à Gilmore ou à nos fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant un particulier, le client déclare qu'il a le pouvoir nécessaire pour le faire et qu'il a obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce particulier afin de lui permettre de recueillir, d'utiliser et de communiquer ces renseignements personnels. Une fois qu'elle a reçu ces renseignements personnels, Gilmore ne les utilisera pas ni ne les communiquera à d'autres fins que celles prévues dans le contrat, conformément à la politique de confidentialité de Gilmore.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS FOURNIS PAR DES PARTICULIERS
EN FOURNISSANT DIRECTEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À GILMORE OU À SES FOURNISSEURS DE SERVICES OU MANDATAIRES, VOUS NOUS AUTORISEZ À RECUEILLIR, UTILISER ET COMMUNIQUER CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET TEL QU'AUTORISÉ OU REQUIS PAR LA LOI. Sous réserve d'exigences découlant de la loi ou d'un contrat, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à l'égard de certaines des fins déterminées en tout temps en communiquant avec le responsable de la confidentialité de Gilmore. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l'impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains des services ou des renseignements qui pourraient vous être utiles. Si vous fournissez à Gilmore ou à nos fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant un particulier, vous déclarez que vous avez le pouvoir nécessaire pour le faire et que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce particulier afin de nous permettre de recueillir, d'utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins établies dans la présente politique de confidentialité.
NOTRE POLITIQUE
La présente politique de confidentialité de Gilmore est un énoncé des principes et des lignes directrices relatifs à la protection des renseignements personnels de nos clients, fournisseurs de services et autres particuliers (« vous »). Si vous utilisez les services de Gilmore, vous acceptez de vous soumettre aux modalités de la présente politique de confidentialité.
- Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?
- Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?
- À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
- Où stockons-nous vos renseignements personnels?
- Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels?
- Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
- La protection de la confidentialité et notre site Web
- Modifications à la politique de confidentialité
- Autres renseignements
1. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?
La législation canadienne sur la protection des renseignements personnels définit les « renseignements personnels » de façon assez générale comme tout renseignement concernant un individu identifiable ou comme tout renseignement permettant d'identifier un individu. Aux fins de la présente politique, les « renseignements personnels » s'entendent des renseignements concernant un individu identifiable, au sens attribué à ce terme de temps à autre dans la législation sur la protection des renseignements personnels applicable. En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements d'ordre professionnel comme votre nom, votre titre ou poste ou votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de télécopieur ou votre adresse de courrier électronique au travail. Le type de renseignements personnels que Gilmore peut recueillir à votre sujet comprend votre nom, votre adresse domiciliaire, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique personnelle, des renseignements concernant la facturation et le compte, des renseignements relatifs à votre solvabilité et à votre historique de crédit (y compris des renseignements personnels concernant des clients qui sont des particuliers).
2. Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?
En général, Gilmore recueille des renseignements personnels concernant ses clients et ses fournisseurs de services afin de fournir à ses clients des services d'impression et de distribution. Nous recueillons notamment vos renseignements personnels aux fins suivantes :
nouer et entretenir des relations avec les clients, fournir des services professionnels et émettre des factures pour ces services. Cela peut inclure la communication de renseignements personnels à ces fins par le personnel de Gilmore et des sociétés membres de son groupe;
communiquer des renseignements personnels à des tiers et recevoir des renseignements personnels de leur part afin de fournir la gamme complète de services qui font l'objet d'un contrat ou que vous avez convenu de recevoir. Ces tiers peuvent comprendre des exploitants d'une maison de reliure, des fournisseurs de services de finition des épreuves et de services connexes ainsi que des fournisseurs de service de transport postal, de messagerie et autres;
évaluer si Gilmore devrait nouer des relations commerciales avec des clients, des fournisseurs et autres tiers, notamment évaluer la solvabilité et comparer des données provenant d'agences d'évaluation du crédit;
nouer et entretenir des relations commerciales avec des clients, des fournisseurs et autres tiers, notamment émettre des factures, administrer des comptes, recouvrer des comptes et traiter les paiements et s'acquitter d'obligations contractuelles;
comprendre les besoins et préférences des clients, des fournisseurs et autres tiers et répondre à leurs besoins, y compris communiquer avec ces parties et réaliser des sondages, des recherches et des évaluations;
fournir des produits et services de tiers avec qui Gilmore entretient des relations commerciales;
distribuer des documents commerciaux de Gilmore à des particuliers dont le nom figure sur ses listes de diffusion par la poste et courrier électronique lorsque ces particuliers ont donné leur consentement;
élaborer et gérer nos bases de données;
aider à gérer les activités de Gilmore;
repérer les erreurs, les actes de négligence, les violations de contrat, les fraudes, les vols et les autres activités illégales en vue de protéger Gilmore et les autres tiers, et vérifier que les politiques et les obligations contractuelles de Gilmore sont respectées;
entreprendre des opérations commerciales, notamment l'achat, la vente, la location, la fusion, le regroupement ou autres types d'acquisition, d'aliénation, de titrisation ou de financement auxquels prend part Gilmore;
recueillir des renseignements personnels conformément aux dispositions légales ou réglementaires (nationales ou étrangères); et
- recueillir vos renseignements personnels à toute autre fin à laquelle vous consentez.
3. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
De temps à autre, Gilmore peut communiquer vos renseignements personnels aux personnes suivantes :
- des fournisseurs de services, y compris un organisme ou un particulier dont les services ont été retenus par Gilmore pour s'acquitter de certaines fonctions pour son compte, comme des services de mise en marché, de traitement de données, de gestion des documents et des services administratifs;
- un organisme ou un particulier dont les services ont été retenus par Gilmore pour évaluer votre solvabilité ou pour recouvrer des sommes impayées;
- une institution financière, de façon confidentielle et uniquement dans le cadre de la cession d'un droit de recevoir un paiement, la fourniture d'une sûreté ou d'autres arrangements de financement;
- des agences de réglementation (nationales ou étrangères) et des assureurs ou d'autres parties dans le cadre d'activités de réglementation ou d'autres activités se rapportant aux obligations de Gilmore; ou
- un ou plusieurs tiers, lorsque vous consentez à cette communication ou que celle-ci est requise ou autorisée par la loi.
4. Où stockons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par Gilmore, lesquels sont situés soit dans nos bureaux, soit dans les bureaux de nos fournisseurs de services.
5. Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels?
Sur demande écrite de votre part, sous réserve de certaines exceptions, Gilmore vous informera de l'existence des renseignements personnels qui vous concernent, de leur utilisation et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers et vous permettra d'y avoir accès. Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être envoyées à notre responsable de la confidentialité, dont les coordonnées sont fournies ci-après. Si les renseignements personnels qui vous concernent ont été fournis à Gilmore par un client, Gilmore vous aidera à rejoindre la personne concernée chez le client.
6. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Gilmore utilise des mesures de sécurité administratives et technologiques correspondant au degré de sensibilité de vos renseignements personnels afin d'en protéger la confidentialité. Nous utilisons notamment des réseaux de données sécurisés et protégés par des pare-feu conformes aux normes de l'industrie et des systèmes de protection par mot de passe. De plus, nous nous assurons, au moyen d'ententes contractuelles, que les renseignements personnels qui sont envoyés à un tiers à des fins de traitement sont protégés.
7. La protection de la confidentialité et notre site Web
Témoins - Lorsqu'un visiteur accède au site Web de Gilmore, il se peut que nous utilisions un dispositif du navigateur appelé un « témoin » afin de recueillir de l'information tel que le type de navigateur Internet et le système d'exploitation que le visiteur utilise, le nom de domaine du site Web d'où vient le visiteur, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps que le visiteur a passé en moyenne sur notre site Web, les pages qu'il a consultées et le nombre de témoins accumulés. Un témoin est un petit fichier texte contenant un numéro d'identification unique qui identifie le navigateur du visiteur (mais qui n'identifie pas nécessairement le visiteur) à l'intention de nos ordinateurs chaque fois que quelqu'un visite notre site Web. Nous ignorons l'identité des visiteurs qui accèdent à notre site Web, à moins qu'ils ne nous l'indiquent précisément (par exemple en s'inscrivant à un événement ou en nous envoyant de la correspondance à partir du site Web). Outre les fins déterminées décrites dans notre politique de confidentialité, nous pouvons utiliser cette information tirée du site Web et la communiquer à d'autres organismes avec lesquels nous entretenons des relations commerciales afin de mesurer l'utilisation de notre site Web, d'en améliorer la fonctionnalité et le contenu et d'en faciliter l'utilisation pour les visiteurs. Les visiteurs peuvent réinitialiser leur navigateur afin d'être avisés dès qu'ils reçoivent un témoin ou de refuser les témoins. Cependant, s'ils refusent les témoins, il se peut qu'ils soient dans l'impossibilité d'utiliser certaines des caractéristiques de notre site Web.
Communications en ligne - Afin de recevoir un service ou une information, les visiteurs de notre site Web peuvent nous communiquer volontairement des renseignements personnels afin de poser des questions, de demander des renseignements, de consulter ou de télécharger une publication, de participer à un séminaire ou à un autre événement ou de participer à des concours et à des sondages. Si Gilmore vous connaît en qualité d'utilisateur inscrit à un service en ligne, nous pouvons combiner et stocker les renseignements personnels concernant votre utilisation de notre site Web et l'information en ligne que vous avez fournie avec certaines autres informations en ligne et hors ligne que nous avons pu recueillir.
Communications par courrier électronique - À l'occasion, il se peut que nous vous envoyions par courrier électronique des communications de marketing ou de nature promotionnelle avec de l'information qui peut vous être utile, notamment de l'information sur les services de Gilmore et d'autres tiers avec lesquels nous entretenons des relations commerciales. Nous y inclurons des directives sur la façon de vous désabonner et de nous informer de vos préférences si vous souhaitez ne pas recevoir de courriels de marketing ou de nature promotionnelle à l'avenir de la part de Gilmore.
Liens - Notre site Web peut contenir des liens menant à d'autres sites Web. Ces liens vous sont fournis à titre pratique seulement. Nous avisons les visiteurs que les sites Web de tiers peuvent être visés par des politiques et pratiques en matière de confidentialité différentes de celles de Gilmore et Gilmore décline toute responsabilité à l'égard des sites Web de tiers.
8. Modifications à la politique de confidentialité
Gilmore se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité en tout temps. Si nous apportons des modifications à la présente politique de confidentialité, nous afficherons ces modifications sur notre site Web et la politique modifiée et les modifications pourront être obtenues sur demande auprès du responsable de la confidentialité de Gilmore. Veuillez consulter notre site Web pour voir les mises à jour ou les modifications apportées à notre politique de confidentialité. Cependant, Gilmore obtiendra tous les consentements nécessaires requis en Paul Brennan au poste de responsable de la confidentialité. M. Brennan sera chargé de veiller au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en la matière. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques en matière de protection de la confidentialité de Gilmore, veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité de Gilmore à l'adresse suivante :
R.E. Gilmore Investments Corp.
120, chemin Herzberg
Ottawa (Ontario)
K2K 3B7
courriel : brennanp@Gilmore.ca
téléphone : 613-271-3306
télécopieur : 613-271-7475